Секретарь приемной

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности.

Принимает поступающую на рассмотрение начальника управления корреспонденцию, регистрирует и передает ее в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для работы.

Ведет делопроизводство с использованием системы электронного документооборота.

Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовки и принятии решений.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителей.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, направляемых начальнику управления на подпись, содействует в их качественном  оформлении.

Организует проведение телефонных переговоров руководителей, своевременно доводит до сведения руководителей информацию, полученную по каналам связи. По поручениям  руководителей  подготавливает письма, запросы, другие документы, проекты ответов.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний:  сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, при необходимости - их регистрация, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей, состоящих на контроле.

Осуществляет отправление (доставку, вручение) документов.

Обеспечивает рабочее место руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

Организует личный прием граждан, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников управления.

Формирует дела в соответствии с номенклатурой, обеспечивает их учет и систематизацию, согласно действующей в управлении номенклатуре дел и требованиям к оформлению. Обеспечивает сохранность дел и в установленные сроки  осуществляет передачу дел, оформленных согласно установленному в управлении порядку, ответственному лицу для последующей передачи сформированных дел в архив.

Осуществляет подготовку и сдачу установленной отчетности.