Делопроизводитель

Осуществлять организацию и ведение делопроизводства предприятия, в том числе с использованием системы электронного документооборота.

Организовывать проведение телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание.

Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

Вести журнал предварительной записи на прием к директору предприятия и организовывать личный прием граждан директором предприятия, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Принимать меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

Осуществлять проверку писем (за исключением приложений к ним) на правильность оформления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству предприятия.

Осуществлять регистрацию письменных обращений граждан, обращений граждан, поступивших в форме электронного документа, устных обращений, а также документов, связанных с рассмотрением обращения (уведомление, запрос информации, ответ гражданину и др.), поступивших на имя директора предприятия или его заместителей.

Осуществлять прием и первичную обработка входящих документов (на бумажном носителе и в электронном виде), обработку исходящих документов.

Осуществлять предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Осуществлять подготовку входящих документов для рассмотрения директором предприятия.

Осуществлять регистрацию входящих документов, отправляемых документов, внутренних документов, приказов и распоряжений предприятия.

Осуществлять доведение документов, в том числе средствами системы электронного документооборота, до исполнителей.

Осуществлять контроль за исполнением документов на предприятии.

Осуществлять отправку документов по электронной почте и почтовой связью.

Проверять правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.

Формировать дела и осуществлять их текущее хранение (приказы по основной деятельности предприятия, по административно-хозяйственной деятельности предприятия, распоряжения по предприятию и т.д.).

Подготавливать копии приказов и распоряжений директора предприятия, выписки из протоколов совещаний (заседаний), заверять и рассылать в соответствии с листом рассылки.

Доводить до сведения работников предприятия приказы и распоряжения директора предприятия под роспись.

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность; подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

Вести базы данных документов предприятия.