Ведущий специалист (секретарь)

Планирует рабочий день Главы администрации:

·                     составляет ежедневные планы встреч и совещаний;

·                     согласовывает время проведения мероприятий с участниками;

·                     напоминает о предстоящих встречах и мероприятиях.

1.2. Организует прием посетителей:

·                     ведет предварительную запись на прием к Главе;

·                     осуществляет предварительный фильтр посетителей, определяет срочность и важность вопросов;

·                     обеспечивает комфортное ожидание приема;

·                     ежедневно регистрирует прием посетителей к Главе и информирует граждан об изменении графика и дня приема.

1.3. Обеспечивает оперативную телефонную связь:

·                     принимает и передает телефонограммы;

·                     фильтрует входящие звонки, соединяет с нужными сотрудниками;

·                     при необходимости принимает сообщения для Главы.

1.4. Осуществляет документооборот по вопросам, рассматриваемым Главой:

·                     принимает входящие документы на имя Главы;

·                     осуществляет учет (регистрацию) входящих документов, поступающих по всем видам связи;

·                     готовит проекты резолюций и поручений Главы;

·                     направляет документы с резолюцией исполнителям в структурные подразделения.

1.5. Готовит проекты ответов, писем, приглашений, поздравительных адресов по поручению Главы, составляет и набирает на компьютере тексты деловых писем, докладных записок и других служебных документов.