Главный специалист по протокольной работе

1.                  Обеспечение деятельности генерального директора при исполнении своих полномочий.

2.                  Организационное, документационное и справочно-информационное обеспечение работы Генерального директора.

3.                  Учет рабочего времени работников подразделения (трудовая функция выполняется, в случае если работник назначен приказом Компании ответственным за взаимодействие с подразделением, отвечающим за кадровую работу).

4.                  Разработка должностных инструкций и положений о подразделениях (трудовая функция выполняется, в случае если работник назначен приказом Компании ответственным за разработку должностных инструкций и положений о подразделениях).

5.                  В рамках реализации трудовых функций Главный специалист по протокольной работе выполняет следующие трудовые действия:

По трудовой функции Главного специалиста по протокольной работе:

-        составление и оптимизация рабочего графика Генерального директора;

-         участие в организации рабочих встреч/совещаний, разработке планов совещаний и выездных мероприятий;

-        прием, обработка и перераспределение входящих телефонных звонков и обращений, поступающих на электронную почту;

-        организация телефонных конференций;

-        подготовка совещаний (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, обзвон участников, составление списков участников)

-        координация и контроль режимных вопросов (прием, обработка и исполнение заявок на проход);

-        ведение организационной работы по выездным мероприятиям и встречам в части оформления документации, связанной с направлением в командировку и закрытием организационных расходов генерального директора;

-        осуществление сбора и систематизации информации, необходимой для реализации полномочий генерального директора и отдела;

-        обеспечение взаимодействия и согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений Компании, доведение до них указаний и распоряжений Генерального директора;

-        предоставление руководству оперативной информации, необходимой для рабочей деятельности;

-        в пределах своей компетенции и в случаях неотложной потребности исполнение трудовые обязанности отсутствующих работников своего структурного подразделения и вышестоящих руководителей, имеющих схожие функции (отсутствующие в связи с отпуском, командировкой, по иным причинам);

-        подготовка официальных писем и поздравительных адресов по памятным и знаменательным датам, дням рождениям официальных лиц;

-        формирование, оптимизация и актуализация баз данных и контактов, используемых при работе секретариата генерального директора;

-        выполнение иных обязанностей в рамках своей компетенции.