Секретарь руководителя

Что вы будете делать? Мы ищем организованного, ответственного и внимательного человека, который возьмет на себя ключевые административные задачи, чтобы офис работал как слаженный механизм. 1. Управление документооборотом:

• Ведение первичной документации: сканирование, отправка и систематизация в электронном архиве.

• Работа с системами ЭДО (Контур, СБИС): обработка и отправка документов.

• Подготовка договоров, счетов, актов и товарных накладных.

• Контроль сроков сдачи отчетов и других документов. 2. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Заказ и учет расходных материалов (вода, канцелярия, чай/кофе и т.д.).

• Организация комфортного приема гостей, включая сервировку чая/кофе.

• Контроль порядка в офисе, поддержание чистоты.

• Организация курьерских доставок и взаимодействие с транспортными компаниями. 3. Административная поддержка:

• Планирование встреч, организация корпоративных мероприятий.

• Выполнение задачи и поручений руководителя.

• Умение работать с большим объемом информации.

• Готовность работать в режиме многозадачности

• Ведение деловой переписки и управление расписанием. 4. Коммуникация:

• Прием звонков, распределение задач и взаимодействие с сотрудниками, клиентами и партнерами.

• Помощь в решении организационных вопросов для команды.

• Консультирование сотрудников по текущим внутренним процессам. 5. Личные поручения директора:

• Подготовка презентации, текстов, статей

• Работа с ИИ ассистентами ChatGPT/DeepSeek, умение писать правильные промты

• Ведение странички/контента, помощь в съемках и подбору для публикаций в соц.сетях/сайтах/каналах

• Сопровождение переговоров/совещаний/ВКС - резюмирование, подведение итогов, контроль исполнения.

• Контроль задач в компании: постановка, сроки исполнения, выполняемость (ведется в Битрикс24)

• Максимально высвобождение времени директору в его повседневных задачах