Секретарь руководителя

·           осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

·           принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением  конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

·           ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным, собирает и подает в ПФР сведения о трудовой деятельности работников организации. Для подачи сведений в ПФР использует отчет СЗВ - ТД;

·           ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

·           принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

·           подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

·           следит за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

·           организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

·           по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

·           выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

·           осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

·           обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

·           печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;

·           организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

·           формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

·           копирует документы на персональном ксероксе.