Специалист по документационному обеспечению

Осуществлять прием и первичную обработку входящей корреспонденции. Осуществлять регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов (служебных записок, протоколов, поручений и т.д.) в системе электронного документооборота WSS Docs Общества. Осуществлять организацию работы с письменными обращениями граждан. Своевременно передавать поступившую корреспонденцию в соответствии с принятым решением директора Филиала в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Осуществлять контроль исполнения работниками филиала изданных приказов и распоряжений, а также контролировать соблюдение сроков выполнения указаний и поручений директора Филиала, исполнительного директора Общества.  Своевременно и на должном качественном уровне готовить документы и материалы, необходимые для работы директора Филиала. Контролировать качество подготовки и оформления документов, передаваемых на подпись директору Филиала. Составлять письма, запросы, готовить ответы авторам писем по поручению директора Филиала и непосредственного руководителя. Осуществлять отправку исходящей корреспонденции посредством электронной связи, почты РФ, курьерских служб и др. Вести базу данных телефонных справочников сотрудников и контрагентов Филиала, Общества. Организовывать информационное взаимодействие директора Филиала с подразделениями и должностными лицами. Организовывать проведение телефонных переговоров директора Филиала, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи. Обеспечивать рабочее место директора Филиала необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, иными расходными материалами, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя. Заказывать железнодорожные и авиабилеты, бронировать гостиницы, осуществлять транспортное обеспечение директора Филиала.Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором Филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. Организовывать прием посетителей в приемной директора Филиала. Организовывать информационно-справочную работу с документами. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Обеспечивать текущее хранение и использование документов. Оказывать методическое руководство и контролировать соблюдение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях. Консультировать сотрудников Филиала по вопросам работы в системе WSS Docs в пределах своей компетенции.