Административный секретарь

-  Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

-  Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

-  В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

- Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

-  Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

 - Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

 - Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

- Отправляет исполненную документацию по адресатам.

 - Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

 - Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность; подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

 - Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

- Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.