Административный секретарь

Организационно-техническое обеспечение. Создаёт условия для эффективной работы руководителя: обеспечивает доступ к оргтехнике, канцелярским принадлежностям. 

Работа с корреспонденцией. Принимает входящие документы и заявления на подпись руководителя, распределяет их по подразделениям или исполнителям. 

Делопроизводство. Ведёт документооборот: проверяет проекты документов перед передачей руководителю на подпись, редактирует их, оформляет исходящие документы (письма, запросы). Использует компьютер для сбора, обработки и представления информации. 

Планирование и координация. Помогает руководителю планировать рабочий график: согласовывает встречи, телефонные переговоры, информирует о регламенте мероприятий, предупреждает о приближении событий. 

Организация мероприятий. Готовит заседания, совещания, переговоры: собирает материалы, оповещает участников, ведёт и оформляет протоколы. 

Контроль исполнения. Следит, чтобы сотрудники выполняли поручения руководителя в срок, ведёт текущий и предупредительный контроль, фиксирует исполнение, при необходимости составляет отчёты. 

Работа с коммуникациями. Организует телефонные переговоры: записывает информацию в отсутствие руководителя и доводит её до его сведения, передаёт сведения по электронной почте. 

Поддержание порядка. Формирует дела по утверждённой номенклатуре, обеспечивает их сохранность и в срок сдаёт в архив. 

Технические задачи. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, вводит данные в базы, копирует документы, сканирует. 

Соблюдение конфиденциальности. Обеспечивает защиту информации при работе с документами и в ходе общения.