Секретарь-машинистка

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора Учреждения.

- Получает необходимые директору сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

- Организует телефонные переговоры директора, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения директора их содержание.

- Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация).

- Обеспечивает рабочее место директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора.

- Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

- Печатает по указанию руководителя различные материалы.

- Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в Организации порядком и передает после ее рассмотрения директором в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

- Следит за сроками выполнения поручений директора, взятых на контроль.

- Принимает документы на подпись директора.

- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

- Формирует документацию в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

- Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.