Секретарь руководителя

- Работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

- Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

- Ведение делопроизводства, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

- Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю.

- Подготовку документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

- Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверку правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, их редактирование.

- Организацию проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, передачу и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до его сведения информации, полученную по каналам связи.

- По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовку ответов авторам писем.

- Выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

- Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

- Подготовку документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

- Ведение делопроизводства в Учреждении.

- Составление установленной отчетности.