Секретарь руководителя

Ведение базы данных документов организации.

Ведение информационно-справочной работы.

Ведение протоколов мероприятий.

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.

Доведение до сведения работников организации распоряжений главного врача.

Документальное оформление решений главного врача.

Контроль исполнения документов в организации.

Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

Координация деятельности по исполнению решений главного врача.

Обработка и отправка исходящих документов.

Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.

Организация личного приема посетителей руководителем

Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

Организация совещаний, сбор необходимого материала, оповещение участников.

Организация приема посетителей в кабинете главного врача .

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Отправляет исходящую корреспонденцию по почте или с курьером.

Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.

Подготовка и передача дел в архив организации.

Перенаправление телефонных звонков главному врачу и сотрудникам больницы.

Подготовка входящих документов для рассмотрения главным врачом.

Прием и первичная обработка входящих документов

Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете главного врача

Проверка исполнения поручений главного врача в установленный срок

Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

Соблюдает требования охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда, противопожарной безопасности при эксплуатации помещений, оборудования.

Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, главного врачами подразделений и сотрудниками

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

Своевременное формирование и отправка отчетов

Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения