Специалист по делопроизводству

1. Ведение делопроизводства юридического отдела: регистрация, учёт, систематизация, хранение и оперативный поиск документов, в том числе:

- внесение в 1С сведений о договорах, дополнительных соглашениях, счетах и иных связанных документах; проверка полноты, корректности и актуальности реквизитов, статусов и прикреплённых файлов;

- формирование и актуализация номенклатуры дел юридического отдела; контроль правильности формирования дел, систематизации документов и передачи завершённых дел на архивное хранение.

- организация хранения оригиналов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, протоколов разногласий, актов и иных договорных документов.

2.  Контроль соблюдения подразделениями предприятия утверждённого порядка подготовки, оформления, согласования, регистрации, исполнения и хранения организационно-распорядительных документов.

3.  Проверка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, писем, протоколов и иных документов на соответствие утверждённым шаблонам, правилам оформления, требованиям к реквизитам, порядку согласования, а также на наличие необходимых приложений, согласований и иных сопроводительных документов.

4.  Возврат документов на доработку при выявлении нарушений или неполного комплекта документов, контроль устранения замечаний и соблюдения сроков доработки.

5. Формирование, ведение и актуализация базы шаблонов организационно-распорядительных, договорных и иных типовых документов.

6. Участие в разработке, внедрении и актуализации единых правил, регламентов, инструкций и алгоритмов подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения документов.

7. Контроль соблюдения сроков оформления, согласования, регистрации, исполнения и передачи документов на хранение; информирование ответственных лиц о просроченных, неполных или оформленных с нарушениями документах.

8. Взаимодействие с подразделениями предприятия по вопросам предоставления документов, устранения ошибок, доработки комплектов документов и актуализации информации в 1С.

9.   Консультирование работников подразделений по правилам подготовки, оформления, согласования и передачи организационно-распорядительных и договорных документов.

10. Участие в автоматизации документооборота и внедрении процессов в 1С и системе электронного документооборота; подготовка предложений по улучшению действующих процессов, шаблонов и порядка обработки документов.

11. Помощь и выполнение иных поручений начальника юридического отдела.