Главный специалист приемной

Знать структурный состав Минтруда России, Роструда, Администрации Томской области, органов местного самоуправления, Департамента, уметь точно и быстро вызвать должностное лицо по указанию начальника Департамента;

Осуществлять в системе электронного документооборота:

Приём и ведение учёта всех поступающих в Департамент документов, в том числе на электронный адрес Департамента:

Регистрацию и отправку исходящих документов,

Доведение информации о сроках исполнения поручений до сведения исполнителей не менее, чем за три дня до окончания срока исполнения;

Готовить проекты резолюций входящих документов для визирования начальником Департамента;

Передавать зарегистрированные документы на рассмотрение начальнику Департамента, по его поручению - исполнителям в течение одного рабочего дня, срочные документы незамедлительно;

Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись начальнику Департамента, в случае несоответствия документов требованиям стандарта делопроизводства, возвращать их на доработку исполнителям;

Осуществлять контроль за исполнением документов и поручений, поступающих на исполнение в Департамент, поручений начальника Департамента;

Организовывать, обеспечивать качественное оформление и учет личного приема граждан начальником Департамента, заместителями начальника департамента - председателями комитетов;

Обеспечивать работу с обращениями граждан, поступивших в Департамент:

Вести регистрацию и учёт, контролировать сроки подготовки ответов обращений граждан в системе электронного документооборота, поступивших в Департамент в письменной форме, в том числе на электронный адрес Департамента,

Вносить информацию через АРМ ЕС ОГ о всех поступающих обращениях граждан в Департамент,

Заполнять информационный отчет по обращениям граждан и организаций на имя Президента РФ на сайте ССТУ.РФ, поступивших на рассмотрение в Департамент,

Осуществлять прием обращений граждан по средствам УАРМ ОДПГ,

Готовить справочную информацию для размещения на официальном сайте Департамента о поступивших обращениях граждан за полугодие;

Составлять и предоставлять ежемесячно план-график мероприятий для сводного плана Администрации Томской области;

Готовить перечень поручений начальника Департамента по итогам проведения аппаратных совещаний с руководителями структурных подразделений Департамента;

Подготавливать квартальные планы работы Департамента на основе предложений структурных подразделений Департамента;

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности начальника Департамента;