Главный специалист Центрального территориального управления

Осуществлять подготовку статистических данных о документообороте служебной корреспонденции и организационно-распорядительных документов (ежеквартально).

Вести учет, своевременное оповещение и контроль участия руководителей управления в совещаниях у руководителей администрации города, в органах государственной власти области, органах администрации города.

Осуществлять контроль за подготовкой информации отделами управления для совещаний, где не планируется участие руководства управления.

Своевременно оформлять заявки на обеспечение управления техническими средствами и материалами, вести учет их использования.

Обеспечивать формирование и хранение дел по обращениям граждан, дел по служебной корреспонденции и организационно-распорядительным документам.

Готовить проекты распоряжений администрации города Тамбова по кадровым вопросам на работников управления.

Осуществлять своевременное обновление собственного сегмента информации на официальном сайте управления, интернет-ресурсах управления, размещение информации на официальной странице в социальных сетях.

Соблюдать конфиденциальность в работе с документами.

Осуществлять обработку персональных данных, в том числе защиту персональных данных, в рамках деятельности управления.

Рассматривать обращения граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к функциям управления, и готовить соответствующие документы.

Регистрировать исходящую корреспонденцию и осуществлять почтовую и курьерскую отправку документов.

Обеспечивать оперативную отправку ответов на обращения граждан и юридических лиц, подготовленных сотрудниками управления, по электронной почте.

Осуществлять прием служебной корреспонденции, поступающей в управление посредством почтовой связи и от курьеров организаций.

Обеспечивать оперативную доставку корреспонденции в администрацию города и отделы управления.

Обеспечивать качественное выполнение тиражирования материалов.

Выполнять машинописные работы по поручению заместителя главы администрации - начальника управления и заместителя начальника управления.

Проверять правильность оформления ответов по обращениям граждан в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в администрации города Тамбова.

Вести отчетно-справочную документацию по обращениям граждан, поступившим в управление.

Организовывать подготовку документов для передачи в архив или уничтожения в соответствии с установленным порядком.

Составлять номенклатуру дел управления.

Вести табель учета рабочего времени сотрудников управления (в отсутствие основного работника).

Регистрировать исходящую корреспонденцию и осуществлять почтовую и курьерскую отправку документов.