Консультант Северного территориального управления

Осуществлять прием, регистрацию, отправку и ведение базы данных по обращениям граждан, организационно-распорядительных документов, служебной корреспонденции, в том числе телефонограмм и факсограмм, документов, поступивших в электронной форме на официальную почту управления, оперативную отправку документов по электронной почте.

Осуществлять анализ рассмотрения служебной корреспонденции и организационно-распорядительных документов (ежемесячно).

Осуществлять контроль за сроками рассмотрения обращений граждан и за сроками исполнения документов и оформлением служебной корреспонденции.

Осуществлять регистрацию и контроль за сроками рассмотрения обращений граждан, поставленных на внутренний контроль.

Обеспечивать прием документов, поступивших в электронной форме на официальную почту управления, оперативную отправку документов по электронной почте, размещение ответов на обращения.

Осуществлять подготовку статистических данных о документообороте служебной корреспонденции и организационно-распорядительных документов (ежеквартально).

Осуществлять контроль за подготовкой информации отделами управления для совещаний, где не планируется участие руководства управления.

Вести учет, своевременное оповещение и контроль участия руководителей управления в совещаниях у руководителей администрации города, в органах государственной власти области, органах администрации города.

Своевременно оформлять заявки на обеспечение управления техническими средствами и материалами, вести учет их использования.

Обеспечивать формирование и хранение дел по обращениям граждан, дел по служебной корреспонденции и организационно-распорядительным документам.

Готовить проекты распоряжений администрации города Тамбова по кадровым вопросам на работников управления.

Осуществлять своевременное обновление собственного сегмента информации на официальном сайте управления, интернет-ресурсах управления, размещение информации на официальной странице в социальных сетях.

Соблюдать конфиденциальность в работе с документами.

Осуществлять обработку персональных данных, в том числе защиту персональных данных, в рамках деятельности управления.

Рассматривать обращения граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к функциям управления, и готовить соответствующие документы.

Регистрировать исходящую корреспонденцию и осуществлять почтовую и курьерскую отправку документов.

Обеспечивать оперативную отправку ответов на обращения граждан и юридических лиц, подготовленных сотрудниками управления, по электронной почте.

Обеспечивать качественное выполнение тиражирования материалов.

Выполнять машинописные работы по поручению заместителя главы администрации - начальника управления, заместителя начальника управления.

Вести отчетно-справочную документацию по обращениям граждан, поступившим в управление.

Составлять номенклатуру дел управления.

Вести табель учета рабочего времени сотрудников управления.