Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Осуществляет регистрацию входящей корреспонденции, создаваемых внутренних документов, регистрацию и отправку исполненных документов,- ответов на запросы граждан о предоставлении архивной информации.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись директора.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

Контролирует своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению директора составляет письма, запросы, договора, акты, спецификации и другие документы.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием и регистрацию посетителей.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, подготавливает и передает на хранение законченные делопроизводством документы по истечении установленного срока их хранения по месту формирования.

Осуществляет ведение программы «Система учета писем и обращений граждан», картотеку регистрации запросов граждан о предоставлении архивной информации.

Контролирует сроки исполнения запросов, поступающих из комитета Ставропольского края по делам архивов, своевременно информирует директора об их исполнении.

Выезжает в служебные командировки для выполнения служебного задания в пределах своей компетенции.