Секретарь руководителя

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя.

Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя.

Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.

Контроль за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их редактирования.

Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись полученной информации в его отсутствие и доведение её до его сведения.

Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем.

Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.

Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или введение текущей информации в банк данных.

Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.

Копирование документов на персональном ксероксе.