Секретарь руководителя

3.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации.

3.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

3.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

3.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники.

3.6.Создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (факс, телефакс и др.) организует проведение телефонных переговоров руководителя.           3.8.Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.           3.9. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

3.10. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

3.11. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

3.12. Принимает документы на подпись руководителю.

3.13. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.14. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.15. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

3.16. Ведет делопроизводство.

         3.17.Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.          3.18. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Работа в системе электронного документаоборота