Секретарь руководителя

Секретарь руководителя должен уметь:

1) устанавливать цели, определять иерархию целей;

2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;

3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;

4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;

5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;

6) выбирать и оформлять планировщик;

7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;

8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;

9) выбирать оптимальный ритм работы;

10) анализировать причины невыполнения задач;

11) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;

12) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

13) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;

14) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;

15) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

16) соблюдать служебный этикет;

17) оформлять авансовые отчеты руководителя;

18) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;

19) оформлять командировочные документы;

20) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;

21) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;

22) применять способы делового общения;

23) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки и для передачи поручений руководителя;

24) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;

25) управлять конфликтами;

26) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;