Заместитель начальника Управления по работе Совета депутатов, организационной и контрольной работе

Приём и первичная обработка писем, электронных писем, факсов и иных документов; проверка комплектности, правильности оформления и наличия обязательных реквизитов (подписей, печатей и т. д.); регистрация входящих документов в журналах учёта или в системе электронного документооборота (СЭД) с присвоением уникального номера; распределение корреспонденции по ответственным исполнителям или отделам в соответствии с резолюцией руководства; подготовка и отправка исходящих документов (писем, уведомлений, справок и т. п.), их регистрация в журнале исходящей корреспонденции; отправка почтовой корреспонденции, в т. ч. заказных писем и писем с уведомлением. обеспечение сохранности документов в течение установленных сроков; создание и ведение справочно‑информационных баз данных по документам; оперативный поиск и предоставление документов по запросам сотрудников и руководства; ведение протоколов совещаний и заседаний по поручению руководства; организация приёма посетителей руководителем (запись на приём, информирование о графике); помощь в организации деловых встреч, совещаний, переговоров ( оповещение участников, подготовка помещений). ведение электронных баз данных и СЭД; работа с офисной техникой (копир, факс, принтер, сканер, шредер и т. д.)