Секретарь руководителя

В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

- Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

- Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

- Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

- Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

- Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

- Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

- Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

- Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

- Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

- Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

- Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

- Прием и отправка писем;

- Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

- Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

- Участие в общих собраниях и совещаниях;