Секретарь руководителя

Внесение информации в планировщик (органайзер).

Согласование с руководителем временных планов.

Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.

Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.

Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.

Согласование планов с планами и сроками работы руководителя.

 Перенесение невыполненных запланированных задач.

Выполнение типичных ежедневных дел.

Ведение базы телефонных контактов руководителя.

Соединение руководителя с конкретными абонентами.

 Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.

 Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам.

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

 Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

 Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

 Подготовка документов к поездке руководителя.

 Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.

 Организация личного приема посетителей руководителем.

Установление порядка приема для различных категорий посетителей.

Организация приема деловых партнеров в офисе.

 Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе.

 Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

Оформление списка участников мероприятия.

Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия.

 Выбор места и времени проведения мероприятия.

 Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии.

 Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков.

Документальное оформление решений руководителя.

Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.

Ведение срокового текущего и предупредительного контроля.

Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.

Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя.

Фиксация исполнения поручений.

Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

Организация оборудования приемной оргтехникой, системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами.