Секретарь руководителя

Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию и передавать её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Вести делопроизводство, выполнять операции с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя.

Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание.

По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

Готовить заседания и совещания, проводимые руководителем: собирать необходимые материалы, оповещать участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрировать их.

Контролировать исполнение работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

Вести контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

Организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.