Секретарь-делопроизводитель

В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

- своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

- составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

- переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора колледжа, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

- сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

- контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний (общего собрания коллектива, собрания Попечительского Совета и т.д.);

- организация и сопровождение онлайн и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых, электронных сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

- ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров, регистрацию приказов по колледжу и т.д.);

- прием и отправка писем, организация  поступления и доставки  входящей и исходящей корреспонденции в Министерство культуры Республики Бурятия;

- прием  от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

- организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;