Секретарь руководителя

1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Администрации, заместителей руководителей;

2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя Администрации корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением (резолюцией) исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов в СЭД «Тезис»;

3. Проводить работу по организации и совершенствованию деятельности службы документационного обеспечения, осуществления контроля за состоянием делопроизводства;

4. Осуществлять регистрацию исходящей корреспонденции в Системе электронного документооборота органов местного самоуправления города Улан-Удэ «Тэзис» с функцией делопроизводителя Системы, ведение журналов регистрации в том числе в электронном виде;

5. Принимать документы от структурных подразделений Правительства РБ, Администрации г.Улан-Удэ, учреждений и организаций района для рассмотрения руководителем Администрации, заместителями руководителя Администрации;

6. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя Администрации;

7. Осуществлять проведение телефонных переговоров руководителя Администрации, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию, а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения руководителя, заместителей руководителя Администрации полученную информацию;

8. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем Администрации (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации);

9. Обеспечить рабочее место руководителя Администрации, заместителей руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями;

10. Организовывать прием посетителей к руководителю Администрации, заместителям руководителя;

11.  Осуществлять прием и передачу документов факсимильной связью, электронной почтой, через курьера, простым почтовым отправлением;

12. Составлять личный план руководителя Администрации Октябрьского района;

13. Осуществлять контроль за сроками и качеством исполнения контрольных документов с установленным сроками исполнения;

14. Обеспечить сохранность проходящей служебной документации на бумажном носителе;