Делопроизводитель

Старший специалист 3 разряда обязан:

1)      формировать:

- дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать сохранность документов по роду своей деятельности, оформлять и передавать их в установленном порядке на архивное хранение;

2) обеспечивать: - ведение электронной базы регистрации документов;

            - сохранность проходящей служебной документации;

- незамедлительное информирование руководителей Министерства о поступлении срочных поручений (со сроком исполнения в течение трех рабочих дней с даты поступления).

3) организовывать:

         - прием, передачу телефонограмм, записи принятых сообщений и доведение их содержания до сведения Министра, начальника отдела;

4) осуществлять:

- выполнение работ по организации делопроизводства Министерства;

- прием исходящих документов и проверку правильности их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений.

            - регистрацию исходящей корреспонденции Министерства;

- возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку;

   - работу с документами посредством системы электронного документооборота «СЭДД»;

            - направление исходящей корреспонденции по почте, в том числе заказной почтой с обратным уведомлением, электронной почтой (по просьбе составителя отправляемого документа), в системе «СЭДД»;

            - получение и отправку входящей и исходящей корреспонденции в почтовом отделении;

- прием и регистрацию обращений граждан, индивидуальных предпринимателей, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступивших в Министерство (с личного приема руководства, в письменной либо электронной форме, включая электронные сообщения на официальный сайт Министерства, обращения полученные по телефону), контроль за сроками ответов на эти обращения;

- прием и регистрацию обращений граждан по системе «Прямой линии», обеспечение заполнения информации о рассмотрении обращений граждан, организаций, общественных объединений, адресованных Президенту РФ;

- размещение информации о результатах рассмотрения обращений на информационном ресурсе ССТУ. РФ,

- мониторинг и анализ результатов рассмотрения обращений граждан на портале ССТУ. РФ.