Секретарь-машинистка

Секретарь-машинистка исполняет следующие обязанности:

2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделения.

2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

2.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

2.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

2.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

2.7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

2.8. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

2.9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

2.10. Принимает документы на подпись руководителю.

2.11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.