Секретарь

Секретарь-машинистка:

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3. Организует телефонные переговоры руководителя.

4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

11. Принимает документы на подпись руководителю.

12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.