Офис-менеджер

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору и сотрудникам компании.Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. По поручению директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. Готовит совещания и заседания, проводимые директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению директора готовит справки по исполнению договоров. Сотрудничает с курьерскими службами (оформление заявок на вызов курьера, печать накладной и отправка  и прием корреспонденции). Организует прием гостей предприятия (оформление пропусков, встреча гостей, организация чаепития). Ведет работу с менеджерами сбыта (печать документов из эл. почты, подписание у директора, сканирование и отправка по эл. почте, передача документов на отправку почтой России или с отгрузкой).