Делопроизводитель

Приём документов. Делопроизводитель проверяет корректность оформления служебных записок, приказов, договоров и писем. Если не хватает подписи или даты, возвращает на доработку.

Регистрация и нумерация. Специалист вносит каждый документ в журнал или электронную систему, присваивает документам индекс и указывает ответственных за исполнение.

Оформление документов от руководства. Делопроизводитель может заниматься подготовкой проектов документов по поручению руководства, например, набирать текст приказа или другого документа.

Сортировка и архивирование. Делопроизводитель раскладывает документы по категориям: кадровые, финансовые, юридические, отчётные. Формирует дела и отправляет в архив - как бумажный, так и цифровой.

Контроль сроков. Специалист отслеживает, когда нужно сдать отчёт в налоговую, когда заканчивается договор с поставщиком, когда сотрудник должен предоставить справку.

Подготовка документов к проверкам. По запросу руководства или контролирующих органов делопроизводитель быстро находит нужные папки, составляет описи, делает копии.

Обучение сотрудников. Делопроизводитель проводит инструктажи по правилам оформления документов и работе с электронным архивом.