Специалист общего отдела

Приём, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции (письма, факсы, электронные сообщения), проверка правильности оформления документов. Подготовка, форматирование и отправка исходящих писем и служебных записок, контроль реквизитов и подписей. Ведение журналов регистрации документов, формирование номенклатуры дел, систематизация и хранение бумаг с учётом сроков хранения. Контроль исполнения документов: отслеживание сроков, напоминания исполнителям, подготовка сводок по неисполненным задачам. Работа с обращениями граждан (в госорганах и муниципалитетах): регистрация, маршрутизация, контроль сроков ответа. Подготовка совещаний и заседаний: рассылка уведомлений, сбор материалов, оформление протоколов, контроль исполнения решений. Организация приёма посетителей и обработка телефонных коммуникаций (фильтрация звонков, передача сообщений). Обеспечение отдела канцелярией и расходными материалами: учёт, заказ, распределение. Ведение электронных баз данных и реестров документов, актуализация справочников, формирование отчётов.