Секретарь-делопроизводитель

Прием, регистрация входящей, исходящей документации, навыки работы в СЭД, прием и первичная проверка бумажных и электронных писем, факсов, уведомлений; регистрация входящих документов в журнале учёта или электронной системе 

(присвоение регистрационного номера, фиксация даты и времени поступления); проверка комплектности, наличия подписей, печатей, соответствия стандартам оформления; сортировка и распределение корреспонденции по структурным подразделениям филиала; передача документов исполнителям согласно резолюции главного врача филиала.

Подготовка проектов писем, справок, служебных записок, приказов и других документов по поручению руководства;

Проверка правильности оформления исходящих документов перед отправкой; регистрация исходящей корреспонденции в журнале учёта; отправка документов адресатам (по почте, курьером, в электронном виде), при необходимости - оформление уведомлений о вручении; Организация документооборота формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой дел филиала; обеспечение сохранности служебной документации, соблюдение режима конфиденциальности.

Архивное дело и хранение документов

Формирование и оформление дел для текущего хранения (подшивка, нумерация, составление заголовков);

 подготовка документов и дел к передаче в архив филиала  составление описей дел, актов о выделении к уничтожению

 устаревших документов; организация приёма посетителей (запись на приём, информирование о графике  работы руководства); координация телефонных звонков, переадресация обращений; помощь в организации совещаний, заседаний, мероприятий , (подготовка материалов, оповещение участников); обеспечение рабочего места руководителя канцелярией, оргтехникой, расходными материалами; взаимодействие с  ФБУЗ и другими филиалами по вопросам делопроизводства.

Отчётность и аналитика

Составление отчётов о документообороте (объём входящей/исходящей корреспонденции, дисциплина исполнения сроков); Предоставление отчетности о выполненных работах в форме, установленной приказом по учреждению;