Секретарь учебной части (диспетчер)

Секретарь учебной части выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует делопроизводство в учебной части.

2.2. Оформляет личные дела обучающихся и контролировать их хранение с соблюдением законодательства о защите персональных данных.

2.3. Готовит зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период экзаменационных сессий.

2.4. Ведет личные карточки студентов за весь период обучения, ведомости оценок студентов, оформлять дипломы СПО и приложения к дипломам установленной формы, поименную книгу студентов, контингент по группам, книгу движения контингента (отчисленные и зачисленные).

2.5. Оформляет и выдает студенческие билеты и зачетные книжки.

2.6. Обеспечивает подготовку журналов учебных занятий к новому учебному году.

2.10 Оформляет, регистрирует и обеспечивает подписание академических справок студентам, отчисленным с отделения.

2.11 Печатает и обрабатывает приказы и распоряжения по студентам отделений и обеспечивать их сохранность.

2.12 Грамотно организовывает размещение и хранение документации на персональном компьютере, знать требования к оформлению документов, обеспечивать сохранность информации, путем периодического архивирования информации.

2.13 Готовит необходимую документацию к заседаниям ГАК.

2.14 Оформляет справки и списки на обучающихся в образовательной организации (в том числе в военные комиссариаты).

2.15 Своевременно доводит до сведения преподавателей и администрации полученную служебную информацию.

2.16 Следит за состоянием учебных журналов, обеспечивать их сохранность в течение года и передачу в архив.

2.17 Грамотно работать на персональном компьютере, выполнять оформление текстовых документов.

2.18 Обеспечивать сохранность документации, подготовку и передачу документации в архив образовательного учреждения.

2.19 Предоставляет необходимую информацию по запросам руководителей подразделений, бухгалтерии, педагогических работников учреждения.

2.20 Соблюдает дисциплину труда, требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной безопасности в соответствии с правилами и инструкциями.

2.21 Систематически повышает свою деловую квалификацию.

2.22 При взаимодействии в процессе своей работы с лицами с ограниченными возможностями здоровья и лицами из числа других категорий маломобильных граждан действует с соблюдением соответствующих локальных нормативных актов и инструкций образовательного учреждения.

2.23 Обеспечивает сохранность имущества и оборудования, переданного ему для исполнения служебных обязанностей. В выделенном помещении и на рабочем месте поддерживать чистоту и порядок.