Документовед

Обработка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции на различных носителях, в том числе по факсу, электронной почте, нарочным и т.д. Отправка корреспонденции по почте.

 Обработка и регистрация входящих заявлений,  докладных и служебных записок от работников и руководителей учреждения.

Выдача справок работникам учреждения (как действующим, так и бывшим).

Подготовка документов для резолюции руководителя.

Передача документов исполнителям.

Обеспечение контроля над своевременным исполнением распорядительных документов руководства учреждения, вышестоящих органов и иных документов в соответствии с резолюциями руководителя учреждения.

Контроль над соблюдением сроков исполнения внутренней документации (приказы, распоряжения).

Ознакомление работников с приказами, распоряжениями, внутренними документами учреждения.

Обеспечение размножения служебных документов структурным подразделениям учреждения, с использованием множительной техники.

Подготовка и уничтожение номенклатурных дел, журналов и документации в соответствии со сроками хранения и правил уничтожения документации.

Качественное ведение документации, формирование номенклатурных дел, контроль над их движением и сохранностью в учреждении.

Формирование архива. Организация подготовки законченных делопроизводством документальных материалов учреждения к сдаче в архив учреждения.

Разработка номенклатуры дел и инструкций по делопроизводству.

Осуществление контроля над исправным состоянием оргтехники, организация текущего и профилактического ремонта техники путем своевременной подачи заявок на получение расходных материалов.

Взаимодействие с почтой России (оформление подписных периодических изданий, контроль над своевременной доставкой корреспонденции, решение  спорных вопросов по доставке и отправке документации, журналов и т.д.)

Оформление ходатайств на выделение жилья, пропусков для въезда на территорию ЗАТО и т.д.

Подготовка писем, ходатайств и др. документов по указанию директора учреждения, заместителя директора по управлению персоналом, либо лиц, их замещающих.

Участие в подготовке созываемых руководством служебных совещаний, оповещение руководителей отделов, служб и других руководителей учреждения о созыве или переносе совещаний, оформление документального сопровождения.

Другие поручения директора учреждения или заместителя директора по управлению персоналом, не входящие в основную функцию Работника, но исходящие из специфики работы учреждения в целом и отдела управления персоналом.

Взаимодействие с медицинскими учреждениями по вопросу прохождения первичных и периодических осмотров (оформление направлений, писем, ходатайств и т.д.).

Удостоверять верность копий документов, подлинники которых находятся у Работодател.