Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования и процесса работы либо подготовки ответов.

Контролирует своевременность рассмотрения должностными лицами организации и исполнение ими по решениям директора организации поступивших документов,  осуществляет приём от исполнителей проектов документов, обеспечивает качество их редактирования и представление к установленному сроку на подпись директору.

Принимает документы и заявления на подпись директора.

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передаёт служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора.

В соответствии с резолюцией руководителя организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

Ведет журнал учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за его исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

Обеспечивает сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

Организовывает прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает их в архив.

Принимает участие в разработке номенклатуры дел