Секретарь

·      осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

·      принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

·      вести делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

·      принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

·      подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя (оформление приказов, распоряжений, подготовка справок, писем, сбор необходимой информации и т.д.);

·      следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

·      организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

·      по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

·      выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

·      осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

·      вести журналы регистрации движения документов;

·      обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

·      печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;

·      организовывать прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

·      формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; и т.д.