Секретарь руководителя

Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы заместителя директора по учебной части.Осуществлять работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых заместителем директора по учебной части (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация). Вести и оформлять протоколы, осуществлять контроль за сроками исполнения принятых решений и данных поручений. Оформлять зачетные книжки, студенческие билеты обучающихся. Заполнять бланки дипломов, приложений к дипломам, академические справки. Оформлять справки, подтверждающие факт обучения студентов в училище, в том числе архивные. Вести книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов, алфавитную книгу обучающихся. Передавать и принимать информацию, необходимые материалы по запросам в рамках своих должностных обязанностей в установленные сроки. Выполнять другие поручения директора и заместителя директора по учебной части. Принимать поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передавать ее в соответствии с указаниями директора в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Вести делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливать проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформлять личные дела принятых на обучение, вести алфавитную книгу обучающихся и учёт часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следить за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам обращений. Осуществлять контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работать в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.