Ведущий специалист отдела документооборота

Вакансия временная, на время отсутствия основного работника

Принимать, качественно регистрировать и распределять входящие (поступающие) документы, в том числе по средствам системы электронного документооборота (далее - СЭД), «1С: Документооборот».

В соответствии с резолюцией руководителей Предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки (СЭД, «1С: Документооборот») или создавать банк данных.

Осуществлять контроль за исполнением входящих документов, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

Осуществлять своевременную и качественную регистрацию и направление адресатам исходящих документов в СЭД и «1С: Документооборот».

Своевременно регистрировать внутренние документы (служебные записки в СЭД и «1С: Документооборот»), организационно-распорядительные документы, протоколы).

Организовать и проверять работу делопроизводителя по регистрации и распределению входящих (поступающих) документов, в том числе по средствам СЭД.

Контролировать прием и регистрацию исходящих (отправляемых) документов, обработку и направление их адресатам, в том числе по средствам СЭД.

Контролировать регистрацию организационно-распорядительных документов Предприятия, в том числе по средствам СЭД.

Контролировать регистрацию и регистрировать внутренние документы Предприятия, в том числе по средствам СЭД и 1С: Документооборот.

Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

Подготавливать и сдавать в архив Предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

По необходимости, вести протоколы совещаний при генеральном директоре Предприятия. Оформлять протоколы по итогам совещания.

Подготавливать заявки на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.

Вести учет печатей, штампов и бланков документов, используемых Предприятием.

Формировать предложения для включения в номенклатуру дел.

Оформлять и формировать дела в соответствии с номенклатурой дел Предприятия, обеспечивать их сохранность.

Контролировать исполнение регламентов документооборота (внутреннего и внешнего).

Контролировать исполнение приказов, поручений, указаний генерального директора Предприятия.