Секретарь-референт

Работа по организационно-техническому обеспечению и административно - распорядительной деятельности капитана морского порта «Большой порт Санкт-Петербург»;

Прием и отправка корреспонденции, ведение журналов учета входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов службы капитана морского порта, а также журнал приемов делегаций и посетителей морского порта;

Прием поступающей на рассмотрение капитана морского порта «Большой порт Санкт-Петербург» корреспонденцию, передавать её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения службы капитана морского порта или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

Ведение делопроизводства в филиале, выполнение различных операций с применением компьютерной техники;

Прием документов и личных заявлений на подпись капитану морского порта «Большой порт Санкт-Петербург»;

Подготовка документов и материалов, необходимых для работы капитану морского порта «Большой порт Санкт-Петербург»;

Контроль своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями филиала и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых капитану морского порта «Большой порт Санкт-Петербург» на подпись, при необходимости вносить в них корректуру;

Организация проведения телефонных переговоров капитана морского порта «Большой порт Санкт-Петербург», записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, электронную почту и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить информацию, полученную по каналам связи, до сведения капитана морского порта «Большой порт Санкт-Петербург»;

По поручению капитана морского порта «Большой порт Санкт-Петербург» составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы на полученные запросы;

Работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых капитаном морского порта «Большой порт Санкт-Петербург» (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестки дня, регистрация участников), составление и оформление протоколов заседаний и совещаний;

Контроль сроков выполнения распоряжений, указаний и поручений капитана морского порта «Большой порт Санкт-Петербург»;

Размножать и печатать по указанию капитана морского порта «Большой порт Санкт-Петербург» (его заместителей - при возникновении необходимости) служебные материалы, необходимые для его (их) работы, или вводить текущую информацию в базу данных;

Прием посетителей, содействие, в пределах своей компетенции, оперативному рассмотрению просьб и предложений работников. Ведение соответствующего журнала регистрации;

Добровольное медицинское страхование