Менеджер по управлению офисом

Взаимодействие с курьерскими службами:

Организация отправки и получения документов и посылок.

Контроль за выполнением курьерских услуг.

Отправка и получение корреспонденции на почте: Обработка входящей и исходящей почты.

Ведение учета отправленных и полученных писем.

Административный функционал: Встреча посетителей компании, обеспечение их комфортного пребывания.

Заказ, оформление и продление пропусков для прохода на территорию.

Получение актов, счетов и соглашений от арендаторов.

Заказ пропусков и контроль наличия необходимых бланков для проноса материалов на территорию.

Взаимодействие с бухгалтерией (выставление счетов на оплату), поставщиками и бизнес-центром.

Формирование бюджета расходов на обновление офисной техники и закупку расходных материалов, продуктов.

Обеспечение товарно-хозяйственного обеспечения офиса (чай, кофе, вода, канцтовары, поддержание порядка и пр.).

Участие в проведении инвентаризации техники и мебели.

Работа с оргтехникой (сканирование, копирование и пр.).

Помощь руководству в организации корпоративных мероприятий: Заказ еды и напитков во время офисных ивентов.

Помощь в организации ивентов и настольных игр.

Украшение офиса к праздникам (в рамках бюджета с подключением подрядчиков).

Организация рабочего пространства сотрудников: Заказ канцелярии, мебели и обустройство рабочего места сотрудника (Озон, Комус, Яндекс.Маркет).

Организация новых рабочих мест.

Обслуживание переговорных комнат, кухни и зон отдыха (поддержание чистоты и порядка), курирование работы менеджера по уборке.

Контроль работы курьеров и технического персонала.

Отправка техники и мерча сотрудникам, отслеживание отправки по трек номеру.

Курирование ремонтных работ новых офисных помещений.

Поддержание состояния аптечки.

Озеленение офиса.

Регулярный сбор пожеланий сотрудников по улучшению рабочей обстановки, их анализ и донесение до руководства.

Самостоятельный поиск и реализация идей для улучшения жизни офиса.

Составление текстов: Умение составлять красивые и грамотно оформленные тексты для внутренней и внешней документации, а также для корпоративных мероприятий и коммуникаций.

Организация завтраков для сотрудников: Планирование и организация завтраков для сотрудников, включая выбор меню, заказ еды и напитков, а также обеспечение комфортного пространства для приема пищи.

Выполнение поручений генерального директора