Административный координатор сервисного отдела

- Отслеживание статуса работ в процессе исполнения.

- Составления отчёта реализации и доходности за месяц.

- Составление прогноза реализации на следующий месяц.

- Проверка комплекта документов для составления и выставления счетов.

- Отправка заявки в бухгалтерию на подготовку документов для Заказчика.

- Получение документов от бухгалтерии и отправка Заказчику.

- Отслеживание возврата подписанных Заказчиком актов выполненных работ.

- Участие в электронном документообороте.

- Участие в ведении почтового реестра и реестра по статусу работ.

- Архивирование электронных копий акта выполненных работ, счетов, счетов - фактур.

- Отслеживание комплектности авансовых отчётов для передачи в бухгалтерию.

- Участие в составлении годового бюджета, оценка текущих затрат.

- Ведение документации, в том числе составление и оформление служебных записок, писем, отчётов.

- Предоставление табелей учёта рабочего времени и проектов служебных записок о начислении надбавок

- Оформление документов на привлечение работников к работам в выходные и праздничные дни, а также работе в ночное время и сверхурочно

-  Составление проекта графика отпусков работников сервисного отдела

- Организация прохождений обучений и инструктажей, медицинских осмотров в соответствии с требованиями Российского законодательства в области охраны труда

- Организация командировок сотрудников, оформление допуска к месту работ.

- Поиск поставщиков товаров и услуг для обеспечения работы офиса и сервисного отдела, отправка договоров на согласование и внесение изменений в них в случае необходимости.

- Получение готовых счетов-фактур, товарных накладных и актов выполненных работ, организация подписания и отправки Заказчикам через курьера.

- Получение подписанных товарных накладных и актов выполненных работ от Заказчиков.

- Учёт отправленных и полученных документов с записью в соответствующий журнал.

- Запрос экземпляров документов, подписанных со стороны Заказчика, актов сверок и иных документов при необходимости.

- Контроль расчётов с поставщиками, отправка счетов на оплату, получение от поставщиков закрывающих документов, запрос актов сверки и иных документов, в случае необходимости.

- Документальное оформление выдачи СИЗ (средств индивидуальной защиты), а также выдачи смывающих средств и их учёта

- Сохранение электронных копий документов, полученных от поставщиков на сервере в соответствующих папках.

- Учёт и хранение соответствующих документов и журналов в том числе по охране труда.

- Участие в проведении инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов, участие в проведении инвентаризации расчётов.