Секретарь руководителя

Работник исполняет следующие обязанности:

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

- Согласование с руководителем временных планов;

- Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

- Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

- Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

- Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

Необходимые умения:

- Устанавливать цели, определять иерархию целей;

- Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;

- Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;

- Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;

- Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;

Планирование рабочего дня секретаря:

- Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);

- Согласование планов с планами и сроками работы руководителя;

- Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);

- Перенесение невыполненных запланированных задач;

- Выполнение типичных ежедневных дел;

Необходимые умения:

- Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;

- Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;

- Выбирать оптимальный ритм работы;

- Анализировать причины невыполнения задач;

- Применять информационно-коммуникационные технологии;

Организация телефонных переговоров руководителя:

- Ведение базы телефонных контактов руководителя;

- Соединение руководителя с конкретными абонентами;

- Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя;

- Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков;

- Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;

- Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

- Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров и т.п.