Специалист по организационному и документационному обеспечению

Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники

Получать, предварительно рассматривать и сортировать поступающие в приемную руководителя документы, регистрировать входящую, внутреннюю и исходящую документацию, сканировать и размещать ее в программе электронного документооборота, в том числе, поступающую на электронную почту предприятия.

Осуществлять подготовку документов для рассмотрения руководителем.

Организовать доставку документов исполнителям.

Ежедневно забирать поступающие на рассмотрение документы с подписи генерального директора, передавать их в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям (подразделениям) и контролировать исполнение документов и поручений руководителя.

Принимать входящие звонки (внешние и внутренние от сотрудников).

Организовывать процедуру согласования договоров (дополнительных соглашений) и спецификаций в программе электронного документооборота.

 Составлять и вести номенклатуру дел организации.

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность.

 Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

 Взаимодействовать с организациями по вопросам медицинского страхования, обслуживания и оказания медицинских услуг работникам предприятия, страхования сотрудников от несчастных случаев.

 Составлять проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). По поручению руководителей подразделений составлять письма, запросы и другие документы, готовить ответы авторам писем.

 Отправлять исполненную документацию по адресам необходимым способом, в случае необходимости сообщать отправителю информацию о доставке корреспонденции получателю.

 Оформлять гостевые пропуска на вход и въезд на предприятие, накладные на вынос товарно-материальных ценностей.

 Выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых руководителями подразделений (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), при необходимости вести и оформлять протоколы совещаний.