Главный специалист отдела

В обязанности главного специалиста входит:

- ведение делопроизводства, приём и регистрация всей поступающей входящей корреспонденции, осуществление её систематизации в соответствии с принятым порядком и передача её после рассмотрения главным федеральным инспектором конкретным исполнителям для использования их в процессе работы либо подготовки ответа;

- ведение делопроизводства в отношении обращений граждан, прием и регистрация поступающих входящих обращений граждан, осуществление их систематизации в соответствии с принятым порядком и передача после рассмотрения главным федеральным  инспектором конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа;

- осуществление контроля за своевременной подготовкой ответов на обращения граждан;

- ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;

- обеспечение сохранности проходящей служебной документации;

- организация проведения телефонных переговоров главного федерального инспектора, запись в их отсутствие полученной информации и доведение до его сведения её содержания;

- организация заседаний и совещаний, проводимых главным федеральным инспектором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

- приём, регистрация и организация хранения и обеспечения сохранности документов, законченных делопроизводством, и поступивших в архив;

- разработка и составление номенклатуры дел, проверка правильности их оформления и формирования при передаче в архив;

- шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их учета в соответствии с действующим законодательством;

- подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки которых истекли;

- передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам (телефаксу, электронной почте), а также телефонограмм, своевременное доведение их содержания до главного федерального инспектора;

- прием, передача и ведение учета документов с пометкой «Для служебного пользования»;

- обеспечение конфиденциальности информации, поступающей в рамках служебной деятельности из ИОГВ, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти области, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

- регистрация нормативных правовых актов по основной деятельности;

- выполнение по поручению главного федерального инспектора других поручений в пределах своей компетенции;