Специалист 2 категории

Ведение архивного делопроизводства (составление номенклатуры дел, составление описей дел временного и постоянного срока хранения), контроль подготовки документов к уничтожению. Ведение графика отпусков и контроль его исполнения по сотрудникам ОСП. Ведение общедоступной базы внутренних нормативных документов, относящейся к деятельности обособленного структурного подразделения (далее - ОСП), своевременная ее актуализация. Ведение табеля учета рабочего времени по сотрудникам ОСП. Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам. Выполнение разовых поручений непосредственного руководителя. Контроль исполнения входящих документов со сроками исполнения, поручений, выданных управлением Общества и поручений, выданных руководителем. Контроль обеспечения руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя. Контроль формирования дел ОСП в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечением их сохранности. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации. Обеспечение эффективного и рационального использования ресурсов организации в своей деятельности. Организация приема посетителей. Организация телефонных переговоров руководителя, запись в отсутствие руководителя принятых сообщений и доведение их до его сведения. Прием телефонных звонков, консультирование и выдача справочной информации. Осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведение (при необходимости), оформление и рассылка протоколов. Осуществление рассылки приказов/распоряжений, доведенных из управления Общества, контроль ознакомления сотрудников. При необходимости сбор листов ознакомлений. Оформление документов по командированию сотрудников ОСП. Оформление заявок на получение марок и конвертов для ОСП, формирование отчета по почтовым отправлениям, участие в инвентаризации марок и конвертов, направление первичных учетных документов по полученным конвертам и маркам в Отдел документационного обеспечения. Передача документов согласно резолюции руководителя. Подготовка и рассылка внутренней документации ОСП по поручению руководителя. Получение и отправка почтовых отправлений на почтовом отделении. Прием и передача информации посредством факсимильной связи, электронной почты и пр. Прием и передача телефонограмм, доведение их содержания до исполнителей. Распечатка договоров энергоснабжения, проставление печатей, направление контрагентам нарочно или по средствам почтовых отправлений. Сбор и передача в управление Общества первичной бухгалтерской документации. Сбор и подготовка аналитических, информационных и справочных материалов, выполнение различных операций с применением компьютерной и оргтехники (копирование, сканирование, распечатка документов и пр.) по поручению руководителя.